Word: Mail Merge

एक पत्र अनेक जणांना पाठवण्यासाठी कॉपी पेस्ट करण्याची गरज नाही. त्यासाठी MS Word मध्ये Mail Merge ही सुविधा वापरल्याने भरपूर वेळ वाचतो.

MS Word मधील कोणतेही व्हर्जन चालेल. येथे Word 2013 वापरले आहे.
जे पत्र अनेक जणांना पाठवायचे आहे ते टाईप करून घ्या.
किंवा खालील नमुना कॉपी करून टेस्ट साठी वापरा.

प्रति, आपल्या जिल्हा परिषद प्राथमिक शाळा, कटगुण येथे उद्या दिनांक 13 डिसेंबर 2015 रोजी पालक मेळावा आयोजित केला आहे तरी आपण ठीक ३:१० मिनिटांनी शाळेच्या सभागृहात उपस्थित राहावे ही विनंती. या सभेत विद्यार्थ्यांच्या शैक्षणिक प्रगतीचा आढावा घेतला जाणार असून या वर्षाच्या शैक्षणिक सहल आणि शालेय गरजा यावर चर्चा होणार आहे.    मुख्याध्यापक,    जिल्हा परिषद प्राथमिक शाळा, कटगुण

1. Mailings → Start Mail Merge → Letters निवडा. 
2. Select Recipients → Type a new list केल्यावर एक विंडो येईल. 
3. हवी असणारे फिल्ड Customize Columns मधून निवडा. (हा भाग ऑप्शनल आहे.) 
4. येथे आवश्यक वाटणारे कॉलममध्ये टाईप करा. नवीन ओळीसाठी New Entry वर क्लिक करा. एक ओळ म्हणजे एक प्राप्तकर्ता. यादी पूर्ण झाल्यावर ओके करा. 
5. जेथे यादीतील नाव हवे तेथे कर्सर न्या. 
6. Insert Merge Field → मधून फिल्ड insert करा. (स्पेस द्या.) दुसरी फिल्ड insert करा. आवश्यक तेवढ्या फिल्ड insert करून घ्या. 
7. रिझल्ट पाहण्यासाठी Preview Result वर क्लिक करा. 
8. Preview Result च्या उजवीकडील नेव्हिगेशन वरून मागे पुढे जा. यादीतील नावाप्रमाणे फक्त प्राप्तकर्ता बदलेल बाकी भाग कायम राहील.

याची प्रिंट काढू शकता.
हीच टाईप केलेली यादी यापेक्षा वेगळी पत्रे प्रिंट करतानाही वापरता येईल. म्हणजे नावांची यादी पुन्हा टाईप करण्याची गरज नाही.
आणखी वेगळे प्रयोग यात करता येतील. शुभेच्छा...!

हा वर्ड फाईल नमुना डाऊनलोड करून पहा. ओपन होताना एक मेसेज येईल त्यास Yes म्हणून ओपन करावे.
(File Size: 15.3 KB, Type:docx, MS Word 2007 & above, Created in MS Word 2013)


आपला दिवस शुभ असो.